I baratoi cynllun HACCP, rhaid cynnal adolygiad trylwyr o weithgareddau presennol neu weithgareddau arfaethedig y busnes. Yna, rhaid casglu a gwerthuso data gwyddonol a thechnegol sy’n gysylltiedig â chynhyrchu a thrin cynhyrchion perthnasol.
Nid oes angen i bob aelod o’r tîm HACCP feddu ar wybodaeth fanwl am yr holl agweddau hyn, ond gyda’i gilydd, dylent feddu ar ddigon o wybodaeth am yr holl weithgareddau bwyd a drafodir yn yr astudiaeth, yn ogystal â gwybodaeth dechnegol drylwyr am faterion diogelwch bwyd perthnasol.
Fel arfer, bydd angen gweithio fel tîm i baratoi cynllun HACCP effeithiol, hyd yn oed mewn busnes bach sy'n cyflogi ychydig o staff yn unig. Ni waeth beth fo maint y busnes, dylai’r tîm HACCP fodloni’r meini prawf allweddol a ganlyn:
- Dylai’r tîm gynnwys aelodau sy’n gweithio ym mhob rhan berthnasol o’r busnes ac ar bob lefel staff berthnasol. Lle bo’n bosibl, dylai gynnwys cymysgedd iach o reolwyr a gweithredwyr o wahanol rannau o’r busnes.
- Dylai’r tîm feddu ar ddigon o wybodaeth dechnegol i bennu peryglon perthnasol a mesurau rheoli priodol. Dylai’r tîm hefyd gynnwys aelodau sy’n meddu ar ddigon o wybodaeth ymarferol am y broses i roi cyngor ar ymarferoldeb rhoi'r mesurau rheoli hynny ar waith.
- Dylai aelodau’r tîm gael digon o hyfforddiant a chefnogaeth gan y rheolwyr er mwyn iddynt gymryd rhan ddidrafferth yng ngweithgareddau’r tîm HACCP.
Mewn busnesau bach, gall un neu ddau ysgwyddo rôl y tîm HACCP.
Dewis aelodau’r tîm HACCP
Fel arfer, caiff aelodau’r tîm HACCP eu dewis gan yr “arweinydd HACCP” (disgrifir y rôl hon yn ddiweddarach yn yr adran hon). Gall fod yn ddefnyddiol i’r arweinydd gyfeirio at y diagram llif o’r broses (a ddisgrifir yng Ngham Paratoi G) i ddewis aelodau’r tîm. Dylai fod modd iddynt ddarparu’r hyn a ganlyn ym mhob cam:
- yr arbenigedd technegol angenrheidiol
- gwybodaeth am yr hyn sy’n digwydd yn ymarferol wrth weithgynhyrchu’r bwyd
- gwybodaeth am natur ymarferol unrhyw reolaethau a awgrymir gan y tîm HACCP
Bydd angen i rai o aelodau’r tîm fod yn bresennol drwy gydol yr astudiaeth, fel y rheini sy’n meddu ar wybodaeth dechnegol a dealltwriaeth o’r prosesau yn eu cyfanrwydd. Gall eraill sy’n meddu ar wybodaeth fwy penodol am gamau penodol yn y broses ymuno â’r tîm ar adegau perthnasol yn ystod yr astudiaeth.
Rhaid sicrhau bod pob aelod o’r tîm HACCP yn deall yn union beth yw ei rôl, ei fod wedi cael hyfforddiant digonol, a'i fod wedi'i awdurdodi'n benodol gan y rheolwyr i gymryd rhan effeithiol yn yr astudiaeth HACCP.
I fodloni’r gofynion hyn, gall fod yn ddefnyddiol creu matrics tîm HACCP sy’n crynhoi swyddogaeth, cyfrifoldeb ac awdurdod pob aelod o’r tîm HACCP ar gyfer pob cam.
Enghraifft o fatrics tîm ar gyfer cam 1 y broses, Nwyddau yn dod i mewn
| Cam yn y broses | Aelod o’r tîm | Swyddogaeth yn y tîm | Teitl swydd | Wedi cael hyfforddiant | Rheswm dros ei gynnwys yn y tîm HACCP ar gyfer y cam hwn | Awdurdodwyd gan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. Nwyddau yn dod i mewn | John Philips | Technegol | Rheolwr Technegol | Ydy | Cymorth technegol | |
| 1. Nwyddau yn dod i mewn | Jane Foster | Gweithredol | Gyrrwr Wagen Fforch Godi | Ydy | Ymarferoldeb rhoi mesurau rheoli ar waith yn yr ardaloedd lle daw’r nwyddau i mewn/anfon nwyddau | |
| 1. Nwyddau yn dod i mewn | Trevor Grubb | Arall | Goruchwylydd Trafnidiaeth | Ydy |
Disgrifiad o’r nwyddau sy’n dod i mewn/cael eu hanfon |
Enghraifft o fatrics tîm ar gyfer cam 2 y broses, Storio
| Cam yn y broses | Aelod o’r tîm | Swyddogaeth yn y tîm | Teitl swydd | Wedi cael hyfforddiant | Rheswm dros ei gynnwys yn y tîm HACCP ar gyfer y cam hwn | Awdurdodwyd gan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2. Storio | John Philips | Technegol | Rheolwr Technegol | Ydy | Cymorth technegol | |
| 2. Storio | Terry Connor | Gweithredol | Gweithredwr Warws | Ydy | Ymarferoldeb mesurau rheoli o ran nwyddau sy’n cael eu storio |
Swyddogaethau aelodau’r tîm HACCP
Er bod angen i dîm HACCP gyflawni nifer o swyddogaethau gwahanol, mater i bob busnes yw penderfynu a ddylid neilltuo’r swyddogaethau hyn i unigolion neu a all rhai aelodau o’r tîm ysgwyddo nifer o swyddogaethau. Mewn busnesau bach, gall un person ysgwyddo nifer o swyddogaethau neu bob un ohonynt.
Gall fod yn ddefnyddiol gwahanu’r swyddogaethau i’r grwpiau a ganlyn:
- Gweinyddol – Bydd aelodau’r grŵp gweinyddol yn gyfrifol am sicrhau bod y broses HACCP yn cael ei chwblhau mewn ffordd resymegol a’i chofnodi’n ddigonol. Fel rheol, bydd angen iddynt feddu ar ddealltwriaeth fanwl o’r broses HACCP.
- Technegol – Bydd aelodau’r grŵp hwn yn meddu ar ddealltwriaeth fanwl o wyddor, technoleg a hylendid bwyd, yn ogystal â gwybodaeth fanwl am HACCP.
- Gweithredol – Dylai aelodau’r grŵp hwn feddu ar wybodaeth fanwl am y modd y mae’r busnes yn gweithredu yn ymarferol.
- Arall – Dylid recriwtio arbenigwyr eraill i’r tîm HACCP yn ôl y gofyn.
Tabl o swyddogaethau nodweddiadol tîm HACCP
| Grŵp | Swyddogaeth | Teitl swydd | Prif dasgau | Sgiliau gofynnol |
|---|---|---|---|---|
| Gweinyddol | Arweinydd HACCP | Rheolwr Technegol | Dewis tîm HACCP, cadeirio cyfarfodydd HACCP, rheoli proses HACCP | Sgiliau rheoli a chyfathrebu, gwybodaeth fanwl am y broses HACCP |
| Gweinyddol | Gweinyddydd | Technegydd Sicrhau Ansawdd | Paratoi cynllun HACCP, gwneud nodiadau mewn cyfarfodydd HACCP | Sgiliau gweinyddol, gwybodaeth dda am y broses HACCP |
| Gweinyddol | Heriwr | Rheolwr Sicrhau Ansawdd | Herio gwaith y tîm HACCP i bennu unrhyw wendidau yn y system | Dealltwriaeth drylwyr o’r broses HACCP |
| Technegol | Arbenigwr cynnyrch | Rheolwr Technegol | Rhoi cyngor i’r tîm ar ddisgrifiadau o’r cynhyrchion, yr hyn y bwriedir eu defnyddio ar ei gyfer, a’u hoes silff ofynnol | Gwybodaeth fanwl am ryseitiau, prosesau a dyluniad cynhyrchion |
| Technegol | Technolegydd bwyd | Rheolwr Technegol | Cynorthwyo’r tîm o ran materion gwyddor a thechnoleg bwyd | Dealltwriaeth dda o faterion gwyddor a thechnoleg bwyd perthnasol |
| Technegol | Microbiolegydd bwyd | Rheolwr Labordy | Cynorthwyo’r tîm o ran materion microbiolegol | Dealltwriaeth drylwyr o’r micro-organebau perthnasol a'r dulliau o’u rheoli mewn bwyd |
| Technegol | Arbenigwr hylendid | Rheolwr Technegol | Rhoi cyngor i’r tîm ar ddyluniad a chynllun hylan | Dealltwriaeth fanwl o hylendid ac atal halogi |
| Gweithredol | Arbenigwyr proses | Gweithredwr proses, gweithredwr wagen fforch godi ac ati (gan gynnwys gweithwyr sifft) | Rhoi cyngor i’r tîm ynghylch yr arferion gwaith presennol a pha mor ymarferol yw unrhyw newidiadau arfaethedig iddynt | Gwybodaeth fanwl am yr hyn sy’n digwydd mewn gwirionedd drwy gydol y broses |
| Gweithredol | Arbenigwr offer | Peiriannwr/Ffitiwr | Rhoi cyngor i’r tîm o ran gallu arferol offer a materion cynnal a chadw | Gwybodaeth ymarferol dda am yr holl beiriannau ac offer presennol |
| Gweithredol | Arbenigwr logisteg | Goruchwylydd Trafnidiaeth | Rhoi cyngor i’r tîm o ran y trefniadau anfon a storio presennol ac arfaethedig | Gwybodaeth ymarferol dda am y gadwyn logisteg bresennol, gan gynnwys nwyddau yn dod i mewn ac anfon nwyddau |
| Arall | Arbenigwyr eraill | Ymgynghorydd allanol | Rhoi cyngor i’r tîm o ran materion tu allan i’w gymhwysedd | Gwybodaeth fanwl am feysydd a bennwyd gan y tîm HACCP |
Cofnodi manylion y tîm HACCP yn MyHACCP
Rhaid cofnodi’r wybodaeth a ganlyn fel rhan o'r astudiaeth MyHACCP:
1. Enw arweinydd HACCP y busnes
Dylai’r arweinydd HACCP feddu ar ddealltwriaeth gadarn o HACCP, a gwybodaeth dda am y gweithgareddau bwyd sy’n rhan o’r astudiaeth a’r manylion technegol y mae’n seiliedig arnynt. Bydd y sawl a enwir yn yr astudiaeth yn gyfrifol am reoli’r astudiaeth HACCP ac felly dylai feddu ar sgiliau rheoli a chyfathrebu da. Dylid rhoi enw llawn yr arweinydd HACCP.
Gellir dangos bod y sawl a enwebir i fod yn arweinydd HACCP yn gymwys drwy gofnodi unrhyw hyfforddiant perthnasol y mae wedi’i gael, y cymwysterau y mae wedi’u hennill a’i brofiad perthnasol.
- Hyfforddiant perthnasol: Yn unol â’r gyfraith, mae’n ofynnol bod y rheini sy’n gyfrifol am lunio a chynnal gweithdrefnau HACCP wedi cael hyfforddiant digonol o ran rhoi egwyddorion HACCP ar waith. Nid yw’n ofynnol i’r arweinydd HACCP fod wedi cael unrhyw hyfforddiant HACCP achrededig ffurfiol, ond argymhellir y dylai’r arweinydd gwblhau cwrs lefel 4 'HACCP ym maes Gweithgynhyrchu' neu gwrs o’r fath. (Nodir y gyfraith o ran hyfforddiant yn Rheoliad (CE) 852/2004 Erthygl 4, Atodiad II, Pennod XII (OJ L 139, 30.4.2004, t. 1).)
- Cymwysterau: Dylid cofnodi unrhyw gymwysterau perthnasol, fel y rheini a enillwyd ym maes gwyddor bwyd, technoleg bwyd neu ficrobioleg.
- Profiad perthnasol: Gall yr unigolyn fod wedi ennill profiad o’r fath drwy baratoi a/neu weithredu systemau HACCP mewn busnesau bwyd eraill neu drwy archwilio systemau HACCP.
Pan fydd manylion yr arweinydd HACCP wedi’u cofnodi, dylid ailadrodd y broses ar gyfer pob un o aelodau’r tîm HACCP.
2. Enw aelod o’r tîm HACCP
Dylid rhoi enw llawn yr aelod o’r tîm.
Ai unigolyn mewnol neu allanol yw hwn?
Y rheini sy’n adnabod y busnes ac y bydd angen iddynt roi’r mesurau rheoli a bennir gan y tîm HACCP ar waith sydd yn y sefyllfa orau i baratoi cynllun HACCP. O’r herwydd, dylai aelodau’r tîm HACCP fod yn gyflogeion sy’n gweithio yn y busnes os yw'n bosibl. Fel rheol, cyfeirir at gyflogeion o’r fath fel unigolion “mewnol” at ddibenion yr astudiaeth.
Fodd bynnag, efallai na fydd yr arweinydd HACCP yn teimlo bod digon o wybodaeth na dealltwriaeth ar gael o fewn y busnes i ystyried yn briodol sut i reoli pob perygl bwyd perthnasol. O’r herwydd, gall fod yn briodol penodi ymgynghorwyr, cynghorwyr neu gyflogeion dros dro o’r tu allan i’r busnes i gyflawni rhai o swyddogaethau’r tîm HACCP.
Beth yw rôl yr unigolyn hwn yn y tîm HACCP?
Er mwyn i gynllun HACCP fod yn llwyddiannus, rhaid ei fod wedi’i gynllunio’n briodol i reoli peryglon bwyd penodedig. I wneud hyn, bydd angen i rai aelodau o’r tîm HACCP feddu ar ddigon o wybodaeth dechnegol a chanolbwyntio ar bennu peryglon o’r fath ac awgrymu dulliau priodol o’u rheoli. Fodd bynnag, ni fydd mesur rheoli ond yn effeithiol os caiff ei roi ar waith yn ddibynadwy. Os nad oes modd rhoi mesur rheoli ar waith, ni fydd iddo fawr ddim gwerth o ran cynhyrchu bwyd diogel. Felly, argymhellir y dylai staff perthnasol sy’n meddu ar wybodaeth ymarferol am gynhyrchu bwyd a phrosesau trin bwyd fod yn aelodau o’r tîm HACCP. Gall deiliaid y swyddi a ganlyn fod yn aelodau o'r tîm HACCP:
- Rheolwr Technegol: Aelod o’r grwpiau gweinyddol a thechnegol. Rhoi cyngor technegol ynghylch pennu a rheoli peryglon.
- Ymgynghorydd: Aelod o’r grŵp technegol. Rhoi cyngor ynghylch rhoi egwyddorion HACCP ar waith.
- Goruchwyliwr Cynhyrchu: Aelod o’r grŵp gweithredol. Rhoi cyngor ynghylch y camau prosesu a pha mor ymarferol yw’r mesurau rheoli.
- Technegydd sicrhau ansawdd: Aelod o’r grŵp gweinyddol. Ysgrifennu cynllun HACCP, gwneud nodiadau mewn cyfarfodydd HACCP.
Hyfforddiant perthnasol
Yn unol â’r gyfraith, mae’n ofynnol bod y rheini sy’n gyfrifol am lunio a chynnal gweithdrefnau HACCP wedi cael hyfforddiant digonol o ran rhoi egwyddorion HACCP ar waith. Nid yw'n ofynnol i aelodau’r tîm HACCP fod wedi cael unrhyw hyfforddiant HACCP achrededig ffurfiol, ond argymhellir y dylai pob aelod gwblhau cwrs lefel 2 'HACCP ym maes Gweithgynhyrchu' neu gwrs o’r fath.
Cymwysterau
Dylid cofnodi unrhyw gymwysterau perthnasol, ond nid yw’n ofynnol i bob aelod o’r tîm HACCP feddu ar gymwysterau academaidd. Dylid cynnwys cymwysterau galwedigaethol perthnasol, er enghraifft, “Hyfforddiant Wagen Fforch Godi Sylfaenol” neu “Tystysgrif Logisteg”.
Profiad perthnasol
Dylid cofnodi manylion unrhyw brofiad sydd gan aelodau’r tîm sy’n berthnasol i’w rôl yn y tîm HACCP. Er enghraifft:
“Chwe blynedd o brofiad o weithredu peiriannau llenwi poteli plastig a dwy flynedd o brofiad fel gweithredwr mewn ystafell rheoli proses.”
3. Ydych chi’n tybio bod gan y tîm ddigon o sgiliau (gwybodaeth weinyddol neu dechnegol ac arbenigedd HACCP) i sicrhau bod yr astudiaeth HACCP yn effeithiol?
Dylai’r arweinydd HACCP gynnal arfarniad gonest i bennu a yw'r tîm HACCP yn gymwys i baratoi cynllun HACCP effeithiol, a hynny ar sail cymwysterau, profiad a hyfforddiant perthnasol holl aelodau’r tîm gyda’i gilydd.
Un ffordd o wneud hyn yw gweithio’n systematig drwy’r diagram llif o'r broses (a ddisgrifir yng Ngham Paratoi G) ac ystyried ym mhob cam yn y broses a yw’r tîm yn cynnwys rhywun a all roi cyngor ynghylch:
- agweddau technegol ar ddiogelwch bwyd yn y cam hwn
- elfennau ymarferol y busnes bwyd a goblygiadau’r mesurau rheoli arfaethedig
Os yw’n sylwi ar fylchau, dylai eu cofnodi a gofyn i aelodau eraill ymuno â’r tîm HACCP i gau’r bylchau hynny.