Egwyddor 7: Cadw dogfennau a chofnodion

Datganiad

Mae’n hollbwysig cadw cofnodion effeithlon a chywir er mwyn rhoi’r system HACCP ar waith.

Sut i gyflawni’r cam hwn

Os bydd digwyddiad diogelwch bwyd yn digwydd mewn perthynas â’ch cynnyrch chi, gall fod rhaid i chi ddangos eich bod wedi cymryd pob cam rhesymol i ofalu eich bod yn cynhyrchu bwyd yn ddiogel. O ddangos bod yr egwyddorion HACCP wedi’u rhoi ar waith yn unol â gofynion y gyfraith a’ch bod yn cadw dogfennau a chofnodion, gallai ddarparu tystiolaeth o ddiwydrwydd dyladwy pe bai achos cyfreithiol yn cael ei ddwyn yn eich erbyn.

Dylai’r dogfennau a’r cofnodion a gedwir gennych fod:

  1. Yn briodol o ystyried natur a maint y busnes – bydd modd i’ch ymarferwr iechyd amgylcheddol lleol roi cyngor i chi ynghylch y gofyniad hwn

  2. Yn ddigonol i gynorthwyo’r busnes i wirio bod y rheolaethau HACCP ar waith a’u bod yn cael eu cynnal

Y materion i’w hystyried o ran dogfennau

  • Pa gofnodion y mae angen i chi eu cadw?
  • Sut fydd y cofnodion yn cael eu cadw – e.e. copi caled, electronig?
  • Ymhle fydd y dogfennau’n cael eu cadw?
  • Am ba hyd fyddwch chi’n cadw’r cofnodion? (Pa gyfnod sy’n briodol? Meddyliwch am oes silff y cynnyrch a’r ffyrdd y gallai’r cynnyrch gael ei gamddefnyddio)
  • Pwy fydd yn gyfrifol am y cofnodion?
  • Pwy fydd angen gweld y cofnodion yn aml?

Enghreifftiau o ddogfennau:

  • Y cynllun HACCP
  • Rhestr o’r peryglon a manylion y dadansoddiad o’r peryglon
  • Y Pwyntiau Rheoli Critigol a bennwyd
  • Y terfynau critigol a bennwyd
  • Dadansoddiad o’r anghenion hyfforddi
  • Gweithdrefnau – e.e. gweithdrefnau gweithredu safonol, gweithdrefnau camau unioni
  • Cyfarwyddiadau gwaith

Enghreifftiau o gofnodion:

  • Gweithgareddau monitro Pwyntiau Rheoli Critigol
  • Gwyriadau a’r camau unioni perthnasol
  • Y gweithgareddau gwirio a gyflawnwyd
  • Addasiadau i’r cynllun HACCP
  • Yr hyfforddiant a gyflawnwyd
  • Cofnodion dyddiol (gwirio gwydr a phlastig brau)
  • Adroddiadau am archwiliadau gweledol
  • Cofnodion cyfarfodydd tîm
  • Cofnodion prosesu

Adolygu

Dylech bennu dyddiad i adolygu’r cynllun a sicrhau bod adolygiad yn cael ei sbarduno os bydd unrhyw newid yn digwydd o fewn y cwmni (gweler Egwyddor 6).

Yn ystod unrhyw adolygiad, gallech ystyried y materion a ganlyn:

  • A yw’r dogfennau’n trafod pob rhan o weithrediad y system HACCP?
  • Sut mae’r dogfennau’n cael eu rheoli o ran eu diweddaru a’u dosbarthu ac ati?
  • A yw’r holl ddogfennau’n gywir ac yn gyfredol?
  • A yw’r gweithdrefnau gwirio wedi’u dogfennu?
  • Sut ydych chi’n rheoli newidiadau i’r dogfennau a’r gwahanol fersiynau?